Adjointe administrative aux opérations

Notre client, une entreprise québécoise en croissance œuvrant dans le domaine de la production horticole et de l’agriculture moderne. Axée sur l’innovation, la durabilité et l’amélioration continue, elle offre un environnement dynamique où la collaboration, l’autonomie et le leadership terrain sont valorisés.

Nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative dynamique, rigoureuse et organisée pour soutenir les activités de notre division transplants. La personne jouera un rôle central dans la coordination administrative et opérationnelle du département, notamment en assurant le suivi des commandes, des inventaires, des livraisons et des communications avec les clients et les différents intervenants.

• Assurer le premier contact avec les clients et répondre aux appels, courriels et demandes du département.
• Effectuer le soutien administratif : gestion des dossiers, documents, classement, archivage et agenda.
• Préparer les documents, présentations et rapports requis.
• Participer à la coordination de projets et à l'amélioration des procédures internes.
• Effectuer la saisie et le suivi des données techniques liées à la production.
• Préparer les rapports de volumes transplantés, de livraisons et de retours de cabarets et de racks.
• Gérer les inventaires, les commandes, la réception du matériel et le suivi des stocks.
• Coordonner les commandes des clients internes et externes, de leur réception jusqu'à leur traitement et confirmation.
• Planifier les livraisons avec les clients, transporteurs, chargeurs et chauffeurs.
• Préparer les documents nécessaires aux transports vers les États-Unis.
• Collaborer avec les équipes des achats et de la comptabilité pour le suivi des commandes, de la facturation, des dépôts et des paiements.
• Agir comme personne-ressource pour les besoins en équipements et en matériel des travailleurs

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint).
• Expérience avec des logiciels de gestion et des bases de données.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et précision.
• Autonomie, débrouillardise et capacité à anticiper les besoins.
• Aptitude à résoudre rapidement les problèmes et à respecter les échéanciers.
• Professionnalisme, discrétion et souci de la confidentialité.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec peu de supervision.
• Esprit d'équipe et attitude positive.

Années d'expérience : 3 à 5 ans