Optimisez votre temps au travail !

Optimisez votre temps au travail

Plusieurs approches peuvent aider à mieux gérer le temps au travail. Nous en avons retenu deux, qui portent sur l’optimisation de votre énergie et l’organisation de l’espace de travail.

1. Calendrier hebdomadaire selon les rythmes biologiques

Jeremiah Dillon, chef de produit marketing chez Google, propose une gestion hebdomadaire cohérente aux rythmes biologiques.

Rythmes : 

  • Les personnes sont plus concentrées le matin que l’après-midi;
  • Le lundi doit être consacré à une remise en route progressive (tâches courantes);
  • Le mardi et le mercredi sont les jours où le niveau d’énergie est à son meilleur (productivité maximum, tâches complexes);
  • Le jeudi la fatigue commence à laisser des traces (tâches les moins complexes);
  • Le vendredi est synonyme de baisse d’énergie et de concentration (tâches courantes).

Une semaine de travail pourrait ressembler à ceci :

  • Lundi : Fixer les objectifs de la semaine, planification et organisation
  • Mardi et mercredi : Résoudre les problèmes complexes, brainstorming
  • Jeudi : Réunions, décisions en équipe
  • Vendredi : Débuter les tâches non urgentes, favoriser les contacts humains

2. La méthode d’organisation 5S (Toyota production system ou TPS)

La méthode des 5S est une technique de gestion japonaise qui consiste à standardiser et garantir l’amélioration continue.

1. Sélectionner : supprimer l’inutile

Fréquence d’utilisation d’un objet versus la décision à prendre :

  • 1 an et + : Jeter – Recycler
  • 1 x par mois : À mettre à l’extérieur de l’aire de travail
  • 1 x par semaine : Placer à proximité
  • 1 x par jour : À mettre dans l’aire de travail
  • 1 x par heure : À garder près des opérations

2. Situer : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

  1. Établir des règles de rangement réalistes
  2. Rendre évident le placement des objets
  3. Laisser à proximité les objets d’utilisation fréquente
  4. Classer les objets par ordre d’utilisation
  5. Standardiser
  6. Favoriser le « FIFO » (First in, First out)

3. Scintiller : inspecter, nettoyer, établir une méthode de travail plus efficace

  1. Identifier des anomalies
  2. Remettre systématiquement en état
  3. Faciliter le nettoyage et l’inspection

4. Standardiser : façon de faire uniforme et connue par tous

  1. Méthodes de travail standards
  2. S’assurer que les trois premiers S soient respectés
  3. Veiller à l’amélioration continue
  4. Ordre et propreté tous les jours

5. Suivre : établir une philosophie 5S

  1. Vérification fiable
  2. Audit
  3. Listes de vérification
  4. Participation des employés